Những cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Đây là nơi mà lãnh đạo và nhân viên có thể trao đổi thông tin mới nhất về dự án, mục tiêu kinh doanh và các tin tức quan trọng khác liên quan đến hoạt động của công ty. Ngoài ra, cuộc họp cũng là dịp để thảo luận và đưa ra quyết định quan trọng. Sự hiện diện của các bộ phận khác nhau trong công ty giúp đảm bảo mọi quan điểm được lắng nghe và mọi quyết định được đưa ra sau một quá trình thảo luận kỹ lưỡng.
Một điểm quan trọng khác của những cuộc họp là việc tạo sự đồng thuận giữa các thành viên. Thông qua việc trao đổi ý kiến và thảo luận, nhóm có thể tìm ra các phương án và chiến lược tốt nhất để đạt được mục tiêu chung. Đồng thời, cuộc họp cũng giúp xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty, tạo ra sự gắn kết và lòng trung thành.
Cuộc họp cũng là cơ hội để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất. Thông qua việc đánh giá tiến độ của các dự án và hoạt động kinh doanh, công ty có thể điều chỉnh chiến lược và kế hoạch để đảm bảo rằng mọi người đều đạt được mục tiêu của họ. Tóm lại, cuộc họp công ty không chỉ là một phần của quy trình làm việc hàng ngày mà còn là yếu tố quan trọng trong việc duy trì và phát triển một môi trường làm việc hiệu quả và tích cực trong doanh nghiệp.
Nếu bạn đã từng tổ chức những cuộc họp mà khi diễn ra mọi người không tập chung lắng nghe và đóng góp ý kiến, hay sau những cuộc họp dài mà vấn đề chung đặt ra từ đầu cuộc họp vẫn không được giải quyết, thì dưới đây sẽ là 10 lưu ý rất cần thiết, giúp bạn có thể điều hành và phát triển cuộc họp hiệu quả hơn đáng kể trong tương lai.
#1. Đặt mục tiêu và lên kế hoạch cho cuộc họp
Xác định rõ ràng mục tiêu và mục đích của cuộc họp ngay sau khi quyết định sẽ tổ chức một cuộc họp nào đó. Đó có thể là cuộc họp đầu tuần (báo cáo công việc và kế hoạch công việc tuần mới), một buổi họp cùng nhóm tiếp thị – marketing để đưa ra những ý tưởng mới, cuộc họp giải quyết những vấn đề tồn đọng trong bộ máy vận hành, cuộc họp cho chiến lược bán hàng mới trong kỳ lễ hội,…
Ngay sau đó hãy xác định ai sẽ là người điều hành chính cuộc họp, xây dựng agenda và kế hoạch cuộc họp thật chi tiết, nhằm kiểm soát thời gian và các kịch bản có thể xảy ra trong quá trình tiến hành cuộc họp.
Điều này sẽ giúp bạn dẫn dắt cuộc họp với kết quả mong muốn: xây dựng master plan công việc chung, đưa ra quyết định, chia sẻ thông tin,… Để tránh dàn trải quá mỏng những vấn đề và đi đến lan man, thiếu hiệu quả, bạn không nên đặt quá 3 mục tiêu cho mỗi cuộc họp.
#2. Chọn thời gian họp phù hợp
Theo một nghiên cứu, một giám đốc điều hành chỉ có thể tập trung tối đa 52 phút mỗi lần. Về mặt logic, một cuộc họp kéo dài quá một giờ thường kém hiệu quả hơn những cuộc họp ngắn. Để điều hành một cuộc họp hiệu quả, bạn cần chọn thời lượng phù hợp với mục đích cuộc họp đã đặt ra ở trên.
Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Đây là khoảng thời gian tốt nhất cho một cuộc họp với mục đích và quy mô vừa trở lên. Đối với những cuộc họp nhỏ hãy cân nhắc thời gian họp thật ngắn gọn, những người tham dự cuộc họp sẽ đánh giá cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Tóm lại, Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút tốt nhất, 50% giám đốc điều hành cũng cho rằng cuộc họp nên kéo dài từ 30 phút đến một giờ, 30% trong số họ thì lại nghĩ 15 đến 30 phút là đủ cho thời gian của một cuộc họp.
#3. Lựa chọn người tham gia cuộc họp phù hợp
Theo một nghiên cứu của OpinionWay, cứ 4 nhân viên tham gia cuộc họp thì có 1 người không hiểu được mục đích thật sự của cuộc họp là gì. Do đó, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên tổ chức các cuộc họp khi thực sự cần thiết. Và quan trọng hơn cả là nắm rõ thành phần tham gia của cuộc họp, chỉ nên mời những người có liên quan đến mục đích cuộc họp tham dự. Trong trường hợp có nhiều nhóm liên quan đến mục đích cuộc họp, hãy lựa chọn tách nhỏ những cuộc họp thay vì gộp thành một cuộc họp tổng lớn. Luôn đảm bảo rằng mỗi thành viên tham gia cuộc họp đều tập chung lắng nghe và biết vai trò của mình trong cuộc họp đó.
Ngoài ra việc đặt lịch/giờ họp cũng cần hợp lý và thông qua bởi tất cả những người tham gia cuộc họp, để mọi người thoải mái nhất khi bước vào cuộc họp mà không bị vướng bận các công việc khác.
#4. Lựa chọn phòng họp
Nếu bạn có phòng họp trong khuôn viên công ty, hãy đặt phòng có kích thước phù hợp vào đúng thời điểm với các thiết bị, công cụ cần thiết cho mục đích của cuộc họp. Việc lựa chọn phòng họp đáp ứng được nhu cầu tham gia của những nhân viên làm việc từ xa cũng rất quan trọng. Nếu không có sẵn phòng họp hoặc phòng họp tại công ty bạn không thực sự đáp ứng được mục đích và tính chất của cuộc họp, Tiktak Coworking Space mời bạn tham khảo phòng họp, hội thảo và phòng hội nghị của chúng tôi. Bao gồm các dịch vụ lễ tân và phục vụ cuộc họp đi kèm, mang đến hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
#5. Đúng giờ
Để tổ chức một cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả, không chỉ bắt đầu đúng giờ mà chúng ta cũng cần kết thúc cuộc họp đúng giờ. Để làm được điều này, khi cuộc họp diễn ra, bạn sẽ cần thiết lập các quy tắc để tuân theo và agenda cuộc họp rõ ràng, kèm với thời gian cho từng phần trong agenda.
#6. Tôn trọng ý kiến đóng góp của người tham gia cuộc họp
Cuộc họp là một quá trình trao đổi, thảo luận, tương tác để giải quyết mục đích của cuộc họp. Mọi người cần được tôn trọng khi chia sẻ ý tưởng và quan điểm của mình.
Thế nhưng điều này không có nghĩa là mọi người hoàn toàn tự do phát ngôn trong buổi họp. Là người điều hành cuộc họp, bạn cũng cần thiết lập các quy tắc về vấn đề lắng nghe và trao đổi, góp ý, tranh luận trong cuộc họp, tránh việc bất đồng và gây tình trạng căng thẳng trong cuộc họp. Những câu hỏi và ý kiến chưa rõ ràng về mục đích hoàn toàn có thể để lại và sẽ được giải quyết sau khuôn khổ của cuộc họp.
#7. Gửi biên bản cho người tham gia
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong quản lý thông tin và quyết định của một tổ chức. Nó không chỉ là một công cụ ghi chép mà còn là tài liệu quan trọng giúp theo dõi và minh bạch mọi thông tin được thảo luận trong cuộc họp.
Biên bản cuộc họp có nhiều vai trò quan trọng như:
- Là bằng chứng về sự diễn ra của cuộc họp, những người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp.
- Là công cụ giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan, giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, đề xuất, quyết định và hành động một cách rõ ràng và chính xác.
- Là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và theo dõi hiệu quả và tiến độ của các hoạt động sau cuộc họp như thực hiện các hành động đã giao, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo, giải quyết các vấn đề phát sinh, cải tiến quy trình làm việc,…
- Là tài liệu lưu trữ và tham khảo cho các cuộc họp sau này, giúp nắm bắt được lịch sử, tiền lệ và bối cảnh của các vấn đề liên quan đến cuộc họp.
#8. Lên kế hoạch cho cuộc họp mới nếu cần thiết
Một cuộc họp diễn ra hiệu quả được mình chứng bằng việc tất cả thành viên tham gia cuộc họp nắm được mục đích cuộc họp, các vấn đề được giải quyết hoặc có định hướng và kế hoạch hành động tiếp theo.
Để đảm bảo rằng kế hoạch hành động được thực hiện theo đúng kế hoạch, nếu có thể hãy nhắc về kế hoạch và thời gian dự kiến của buổi họp tiếp theo ngay cuối thời gian của cuộc họp đang diễn ra. Việc này giúp những cá nhân tham gia buổi họp có ý thức về vai trò của mình trong luồng cuộc họp cũng như luồng công việc đã được làm rõ trong buổi họp vừa diễn ra./.
