Không gian làm việc chung (Coworking Space) đã trở thành lựa chọn hàng đầu cho các startup, freelancer và doanh nghiệp nhỏ nhờ sự linh hoạt và tính cộng đồng. Tuy nhiên, cùng với lợi ích là sự kết nối, tính riêng tư lại nổi lên như một thách thức lớn. Làm thế nào để duy trì sự bảo mật thông tin và không gian cá nhân khi làm việc trong một môi trường mở? Bài viết này sẽ phân tích các vấn đề phổ biến và đưa ra những giải pháp thiết kế và công nghệ thông minh để giải quyết.
1. Các vấn đề riêng tư phổ biến trong coworking space
Mặc dù Coworking space mang lại sự thoải mái, môi trường mở lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ làm giảm hiệu suất và tính bảo mật:
- Riêng tư về thị giác: Dễ dàng bị nhìn thấy màn hình máy tính, tài liệu đang đọc, hoặc các cuộc gọi video cá nhân.
- Riêng tư về thông tin: Nguy cơ rò rỉ thông tin mật của khách hàng hoặc chiến lược kinh doanh khi nói chuyện điện thoại hoặc thảo luận nhóm.
- Thiếu không gian cá nhân: Cảm giác bị theo dõi hoặc làm phiền bởi sự di chuyển và hoạt động của người khác xung quanh.
2. Mất riêng tư về thính giác: Mối đe dọa lớn nhất đến sự tập trung
Trong Coworking space, mất riêng tư về thính giác là vấn đề nan giải nhất.
- Tiếng ồn nền: Âm thanh gõ phím, tiếng nói chuyện, tiếng điện thoại reo liên tục.
- Lộ thông tin qua lời nói: Đây là mối đe dọa trực tiếp đến tính bảo mật. Một cuộc gọi nhạy cảm hoặc một buổi thảo luận chiến lược có thể dễ dàng bị những người xung quanh nghe được, làm mất đi lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng đến hiệu suất: Tiếng ồn là nguyên nhân hàng đầu làm giảm khả năng tập trung và gây ra căng thẳng, khiến công việc tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi hơn.
>>Đọc thêm: Top 10 Coworking Space Hà Nội hiện đại, chuyên nghiệp nhất
3. Giải pháp thiết kế không gian thông minh tăng cường bảo mật
Việc giải quyết vấn đề riêng tư cần bắt đầu từ chính thiết kế không gian Coworking space.
3.1 Tối ưu hóa âm thanh và ánh sáng
- Vật liệu cách âm: Sử dụng thảm dày, vách ngăn tiêu âm, và các vật liệu nội thất hấp thụ âm thanh để giảm tiếng ồn nền.
- Hệ thống “Sound Masking”: Công nghệ này phát ra một loại tiếng ồn trắng hoặc âm thanh nền tinh tế để che đi giọng nói của con người, giúp bảo vệ các cuộc trò chuyện nhạy cảm mà không gây mất tập trung.
3.2 Tối đa hóa riêng tư cá nhân
- Bàn làm việc có vách ngăn: Cung cấp một mức độ riêng tư thị giác và thính giác nhất định cho các công việc cần tập trung cao độ.
- Cửa sổ làm mờ hoặc decal mờ: Được sử dụng linh hoạt tại các khu vực cần bảo mật như phòng họp, có thể chuyển từ trong suốt sang mờ đục chỉ bằng một nút nhấn.
>>Lợi ích của coworking space đối với nhân viên doanh nghiệp FDI
4. Vai trò của phòng họp kín và khu vực Quiet Zone
Để giải quyết triệt để nhu cầu bảo mật và tập trung, Coworking Space cần có các khu vực được thiết kế chuyên biệt:
4.1 Phòng họp kín và phone booth
- Phòng họp kín: Đảm bảo riêng tư tuyệt đối cho các cuộc họp nội bộ, thảo luận về tài chính, hợp đồng hoặc các vấn đề kinh doanh nhạy cảm. Các phòng này phải được trang bị cách âm tiêu chuẩn.
- Phone booth: Các cabin nhỏ, cá nhân, cách âm hoàn toàn là giải pháp hoàn hảo cho các cuộc gọi điện thoại, họp trực tuyến (Zoom, Google Meet) cần sự yên tĩnh hoặc phải bàn bạc về thông tin mật.
4.2 Khu vực Quiet Zone
- Đây là khu vực được quy định không được phép nói chuyện, gọi điện thoại hoặc gây ra tiếng ồn lớn. Khu vực này lý tưởng cho công việc cần sự tập trung cao độ như viết lách, lập trình hoặc thiết kế.
- Quy tắc rõ ràng: Bảng hiệu và thông báo về quy tắc im lặng phải được đặt ở vị trí dễ thấy.
5. Công nghệ và quy tắc chung giúp duy trì sự riêng tư
Bên cạnh thiết kế vật lý, công nghệ và văn hóa chung đóng vai trò then chốt:
- Tai nghe chống ồn: Công cụ cá nhân hiệu quả nhất để tạo “bong bóng riêng tư” về thính giác.
- Bộ lọc màn hình: Miếng dán đặc biệt giúp ngăn chặn người khác nhìn thấy nội dung màn hình khi nhìn từ góc nghiêng, bảo vệ dữ liệu trên máy tính.
- Quy tắc chung:
- Giọng nói: Nói chuyện điện thoại với âm lượng thấp, di chuyển đến khu vực Phone Booth khi cần gọi dài hoặc trao đổi thông tin mật.
- Thảo luận nhóm: Luôn sử dụng phòng họp kín thay vì thảo luận giữa không gian mở.
- Tôn trọng: Nhận thức về không gian cá nhân của người khác, không nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính của đồng nghiệp.
6. Tiktak Coworking Space: Giải pháp không gian làm việc linh hoạt & tiện nghi tại Hà Nội
Tiktak Coworking Space nổi bật với chuỗi không gian làm việc chung hiện đại, đáp ứng tối đa nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp tại Hà Nội. Đặc biệt, không gian này chú trọng đến sự riêng tư và bảo mật thông tin với hệ thống phòng họp kín được trang bị cơ sở vật chất tiên tiến, tạo điều kiện lý tưởng cho các buổi thảo luận chuyên sâu. Ngoài ra, Tiktak còn cung cấp các phòng tiện ích chuyên biệt như phòng nghe điện thoại riêng tư, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối cho các cuộc gọi quan trọng. Liên hệ với Tiktak coworking space để được trải nghiệm dịch vụ tiện ích ngay hôm nay.
——————————————————————————————————————————————————–
Tiktak Coworking Space – Hệ thống văn phòng chuẩn 5 sao
Không gian làm việc hiện đại, khơi nguồn sáng tạo
TikTak Co-working Space là một trong những chuỗi hệ thống văn phòng chia sẻ với không gian đẳng cấp, tiện ích đa dạng và linh hoạt.
🌐Website: https://tiktak.com.vn/
📞Điện thoại: 0898.580.666
✉️Email: booking@tiktak.com.vn
🏢TIKTAK HÀ NỘI:
TIKTAK 1: Tầng 5, Toà nhà Diamond Flower Tower, số 1 Hoàng Đạo Thúy, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
TIKTAK 2: Tầng 12, Tòa nhà Hồng Hà Center, số 25 Lý Thường Kiệt, Phường Cửa Nam, TP Hà Nội
TIKTAK 3: Tầng 2, Tòa nhà Savina, Số 44 Tràng Tiền, Phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
TIKTAK 5: Tầng 4, Tòa nhà Lancaster Luminaire, Số 1152 Đường Láng, Phường Láng, Hà Nội
TIKTAK 8: Toà nhà Heritage West Lake, số 677 Lạc Long Quân, phường Xuân La, Hà Nội
🏢TIKTAK ĐÀ NẴNG:
TIKTAK 4: Tầng 3, Tòa nhà Diamond Time, Số 35 đường Thái Phiên, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
TIKTAK 6: Số 21/4 đường Lê Hồng Phong, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
