Văn phòng cho thuê là hình thức kinh doanh phổ biến hiện nay, đặc biệt là ở những thành phố lớn. Song, việc lựa chọn văn phòng phù hợp cũng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Đặc biệt tại Hà Nội, thị trường bất động sản văn phòng đa dạng nhưng cũng đầy thách thức. Để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, bài viết này của TikTak Coworking Space sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu sử dụng. Tìm hiểu ngay!
Những loại hình văn phòng hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều loại hình văn phòng cho thuê khác nhau, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Theo kinh nghiệm thuê văn phòng của nhiều chuyên gia, hiện nay có một số loại hình phổ biến được nhiều đơn vị chọn lựa bao gồm:
- Văn phòng truyền thống: Doanh nghiệp thuê toàn bộ không gian, tự quản lý và trang bị nội thất. Phù hợp với công ty lớn, cần không gian riêng tư.
- Văn phòng chia sẻ (Coworking Space): Không gian làm việc chung với các tiện ích chung, linh hoạt về diện tích và chi phí. Thích hợp cho startup, freelancer hoặc doanh nghiệp nhỏ.
- Văn phòng ảo: Cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và dịch vụ liên lạc mà không cần không gian thực tế. Phù hợp với doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường với chi phí thấp.
Đâu là những khó khăn khi tìm kiếm thuê văn phòng tại Hà Nội?
Hà Nội là trung tâm kinh tế lớn của miền Bắc, nơi tập trung nhiều doanh nghiệp từ khởi nghiệp đến các tập đoàn lớn. Chính vì thế, nhu cầu thuê văn phòng tại đây luôn ở mức cao, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng tìm được không gian làm việc phù hợp. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi tìm kiếm văn phòng tại Hà Nội.
Giá thuê văn phòng cao và không ngừng tăng
Giá thuê văn phòng tại Hà Nội luôn ở mức cao nhất cả nước. Đặc biệt, tại các quận trung tâm như Hoàn Kiếm, Ba Đình, Cầu Giấy, giá thuê có thể lên đến hàng chục triệu đồng mỗi tháng cho một diện tích nhỏ. Điều này gây áp lực lớn lên các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc cá nhân muốn thuê văn phòng nhưng có ngân sách hạn chế.
Giá thuê không chỉ phụ thuộc vào vị trí mà còn bị ảnh hưởng bởi chất lượng cơ sở hạ tầng, tiện ích đi kèm, quy mô tòa nhà và các điều khoản hợp đồng thuê. Vì vậy, việc tìm một văn phòng có mức giá hợp lý mà vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc là một thách thức lớn.
Thiếu nguồn cung văn phòng phù hợp
Nhu cầu thuê văn phòng tại Hà Nội luôn ở mức cao, đặc biệt là với các vị trí đẹp, thuận tiện giao thông. Điều này khiến cho những văn phòng có giá hợp lý, vị trí thuận lợi thường nhanh chóng được thuê hết, khiến nhiều doanh nghiệp phải chấp nhận thuê văn phòng ở xa trung tâm hoặc có chất lượng không như mong muốn.
Ngoài ra, trong những thời điểm nhất định, số lượng tòa nhà văn phòng trống giảm mạnh, khiến việc tìm kiếm văn phòng trở nên khó khăn hơn. Nếu không có kế hoạch thuê sớm hoặc không có sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, doanh nghiệp dễ bị rơi vào tình trạng không tìm được địa điểm phù hợp.
Hợp đồng thuê có nhiều ràng buộc, thủ tục phức tạp
Thủ tục thuê văn phòng tại Hà Nội khá phức tạp, đặc biệt khi làm việc với các tòa nhà lớn hoặc các chủ đầu tư chuyên nghiệp. Những vấn đề thường gặp bao gồm:
- Thời gian thuê dài hạn bắt buộc: Một số đơn vị yêu cầu hợp đồng tối thiểu 2 – 3 năm, gây khó khăn cho doanh nghiệp có kế hoạch ngắn hạn hoặc đang trong giai đoạn thử nghiệm thị trường.
- Đặt cọc và chi phí ẩn: Ngoài tiền thuê, doanh nghiệp còn phải trả tiền đặt cọc (thường từ 3 – 6 tháng tiền thuê), phí quản lý tòa nhà, phí gửi xe, chi phí sửa chữa nếu có yêu cầu đặc biệt.
- Các điều khoản hợp đồng chưa rõ ràng: Một số chủ cho thuê đưa vào hợp đồng các điều khoản ràng buộc như tăng giá theo từng năm, hạn chế thay đổi thiết kế không gian, gây bất lợi cho người thuê.
Chất lượng văn phòng không đồng đều, không đáp ứng nhu cầu
Không phải văn phòng nào cũng đảm bảo cơ sở hạ tầng, tiện ích và môi trường làm việc tốt. Một số vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải bao gồm:
- Hạ tầng xuống cấp: Hệ thống điện, nước, internet không ổn định, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Không gian chật chội: Văn phòng không đủ diện tích, bố trí không hợp lý gây bất tiện trong làm việc.
- Tiện ích không đầy đủ: Không có phòng họp, bãi đỗ xe hoặc khu vực tiếp khách, gây bất tiện trong quá trình vận hành.
Song song với đó, quá trình tìm kiếm văn phòng phù hợp có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp. Sau khi tìm được văn phòng ưng ý, doanh nghiệp còn phải mất thêm thời gian để hoàn thiện hợp đồng, bố trí nội thất, lắp đặt thiết bị, chuyển đổi địa điểm làm việc,…
Nếu không có kế hoạch cụ thể, quá trình này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây gián đoạn trong công việc. Để giảm bớt gánh nặng, nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn các văn phòng trọn gói hoặc coworking space để tối ưu thời gian và chi phí.
Một số kinh nghiệm thuê văn phòng tại Hà Nội
Để quá trình thuê văn phòng diễn ra thuận lợi và hiệu quả, bạn cần lưu ý khi thuê văn phòng những vấn đề sau:
Xác định rõ chi phí và ngân sách thuê
Chi phí là yếu tố quan trọng hàng đầu khi thuê văn phòng. Trước khi tìm kiếm, bạn nên xác định ngân sách tối đa mà doanh nghiệp có thể chi trả để tránh phát sinh chi phí vượt mức. Những khoản chi phí cần lưu ý bao gồm:
- Tiền thuê hàng tháng: Tùy theo vị trí và loại hình văn phòng, giá thuê có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi tháng.
- Phí dịch vụ: Một số tòa nhà tính thêm phí quản lý, phí vệ sinh, phí bảo trì, phí gửi xe,…
- Phí đặt cọc: Thông thường, chủ cho thuê yêu cầu đặt cọc từ 1-3 tháng tiền thuê.
- Chi phí nội thất và trang thiết bị: Nếu thuê văn phòng trống, bạn sẽ cần đầu tư vào bàn ghế, máy tính, internet, điều hòa,…
- Chi phí điện, nước, internet: Cần làm rõ trong hợp đồng để tránh bị tính phí cao hơn so với thực tế.
Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng giúp bạn chọn được văn phòng phù hợp với ngân sách, tránh áp lực tài chính về sau.
Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức
Bạn cần xác định rõ nhu cầu sử dụng văn phòng của doanh nghiệp mình, chẳng hạn như diện tích cần thiết, số lượng nhân viên, các tiện nghi mong muốn… Cụ thể:
- Diện tích phù hợp: Cần dựa vào số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai để chọn không gian làm việc phù hợp.
- Loại hình văn phòng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ (coworking space) hoặc văn phòng trọn gói tùy theo mô hình kinh doanh.
- Tiện ích đi kèm: Xác định rõ nhu cầu về phòng họp, khu vực tiếp khách, pantry, bãi đỗ xe,… để chọn văn phòng đáp ứng đầy đủ tiện ích.
- Vị trí địa lý: Nên chọn văn phòng ở khu vực thuận tiện cho nhân viên di chuyển, gần các tuyến đường chính hoặc phương tiện công cộng.
Làm việc rõ ràng với bên thuê văn phòng
Một trong những rủi ro lớn khi thuê văn phòng là những điều khoản không rõ ràng trong hợp đồng. Do đó, bạn cần làm việc chặt chẽ với bên cho thuê để đảm bảo quyền lợi của mình. Những điểm quan trọng cần làm rõ trong hợp đồng:
- Giá thuê và thời gian thuê: Thống nhất về mức giá thuê hàng tháng, thời gian thuê tối thiểu và gia hạn hợp đồng.
- Điều khoản thanh toán: Cần xác định rõ hình thức thanh toán (chuyển khoản hay tiền mặt), thời hạn thanh toán và mức phạt nếu thanh toán trễ.
- Phí đặt cọc và hoàn trả: Làm rõ số tiền đặt cọc, điều kiện để được hoàn cọc khi kết thúc hợp đồng.
- Chi phí phát sinh: Xác định xem giá thuê đã bao gồm điện, nước, internet, phí bảo trì hay chưa.
- Quyền và nghĩa vụ của hai bên: Đảm bảo các quyền lợi, trách nhiệm giữa bên thuê và bên cho thuê được quy định minh bạch.
Việc có hợp đồng chi tiết và làm rõ mọi điều khoản giúp tránh những tranh chấp không đáng có trong quá trình thuê.
Khảo sát thực tế, đánh giá văn phòng định thuê
Trước khi ký hợp đồng, bạn nên đến khảo sát thực tế văn phòng để đánh giá xem văn phòng có phù hợp với nhu cầu của mình hay không. Bạn nên quan tâm đến các yếu tố:
- Kiểm tra chất lượng xây dựng, hệ thống điện, nước, điều hòa, internet có hoạt động tốt không.
- Đánh giá diện tích, bố trí phòng làm việc có phù hợp với doanh nghiệp không.
- Kiểm tra camera, bảo vệ, hệ thống phòng cháy chữa cháy có đảm bảo an toàn không.
- Văn phòng có đầy đủ bàn ghế, phòng họp, khu vực tiếp khách, pantry, bãi đỗ xe không.
TikTak Coworking Space – Giải pháp cho thuê văn phòng linh hoạt, tiện ích đầy đủ tại Hà Nội
Để khắc phục những khó khăn trên, nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn các không gian làm việc linh hoạt như TikTak Coworking Space. Đây là mô hình văn phòng hiện đại, cung cấp đầy đủ tiện ích, đánh giá cao từ kinh nghiệm thuê văn phòng của nhiều đơn vị giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Lợi ích khi thuê văn phòng tại TikTak:
- Vị trí đắc địa: Hệ thống văn phòng nằm tại các quận trung tâm Hà Nội, thuận tiện di chuyển.
- Mô hình linh hoạt: Cung cấp văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Tiện ích đầy đủ: Văn phòng được trang bị sẵn bàn ghế, wifi, máy in, phòng họp, khu vực tiếp khách,…
- Chi phí hợp lý: Giá thuê cạnh tranh, không phát sinh chi phí ẩn, phù hợp với mọi ngân sách.
- Dịch vụ chuyên nghiệp: Đội ngũ hỗ trợ tận tình, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Hà Nội, TikTak Coworking Space là lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Thuê văn phòng là một quá trình đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Hy vọng những kinh nghiệm thuê văn phòng được chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và tìm được một không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Cảm ơn bạn đã quan tâm tới nội dung được tổng hợp bởi TikTak Co-working Space. Nếu bạn cần được tư vấn sâu hơn về dịch vụ văn phòng tại Hà Nội vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
