Làm việc từ xa (remote work) đã trở thành một giải pháp ngày càng phổ biến cho các doanh nghiệp muốn mang lại sự linh hoạt cho nhân viên và tiết kiệm chi phí vận hành cho công ty. Nhưng một trong những thách thức lớn nhất đối với hình thức làm việc này lại là là đảm bảo sự gắn kết của nhân viên. Nhân viên làm việc từ xa thường cảm thấy bị thiếu kết nối với tổ chức và công ty khi không có khả năng tương tác trực tiếp hoặc xây dựng mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau. Bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp tận dụng một số mẹo và chiến lược gắn kết nhân viên để tăng cường sự gắn kết của nhân viên khi lựa chọn mô hình làm việc hybrid kết hợp làm việc cố định và làm việc từ xa.
#1. Dành riêng thời gian và không gian cho việc kết nối nhân viên
Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc bỏ lỡ các buổi trao đổi công việc và các cuộc trò chuyện trực tiếp. Những nhân viên làm việc từ xa thường có xu hướng chỉ được trao đổi nhanh công việc, hoặc tham gia các cuộc họp quan trọng trong quá trình làm việc, vì vậy hãy thực sự lên kế hoạch, tạo cơ hội để nhân viên làm việc cố định và nhân viên làm việc từ xa kết nối với nhau.
Ví dụ: có thể thiết lập giờ nghỉ giải lao online, hoặc lên lịch video call thường xuyên giữa các nhóm. Hoặc nếu nhân viên của bạn cảm thấy sáng tạo hơn, họ có thể cùng nhau tổ chức các sự kiện hoặc hoạt động ảo với sự hỗ trợ tuyệt vời của các công nghệ AR, VR hiện nay.
#2. Luôn đảm bảo toàn bộ nhân viên luôn hướng về một mục tiêu chung
Hãy chắc chắn rằng mỗi nhân viên dù làm việc cố định hay làm việc từ xa đều phải nắm chắc được mục tiêu chung của đội nhóm và của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc mỗi người đều phải có bản mô tả công việc chi tiết, đặt ra mục tiêu rõ ràng và đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Ngoài ra, hãy thường xuyên cung cấp phản hồi về hiệu suất làm việc của cá nhân và đội nhóm, để nhân viên hiểu vị trí của họ và công việc của họ đóng góp như thế nào cho bức tranh toàn cảnh doanh nghiệp.
#3. Cung cấp cơ hội đào tạo thường xuyên
Đây là một trong những mẹo gắn kết nhân viên ít được biết đến nhưng có thể mang lại hiệu quả rất cao không chỉ cho các nhóm làm việc từ xa mà còn cho toàn bộ nhân sự công ty nói chung.
Việc cung cấp các chương trình đào tạo liên tục trong suốt cả năm sẽ giúp cập nhật kiến thức chuyên môn cho nhân viên và giúp họ nâng cao kỹ năng của mình. Những buổi đào tạo này hoàn toàn có thể thực hiện thông qua hội thảo trực tuyến, lớp học trực tuyến hoặc thậm chí các buổi học và ăn trưa đơn giản được tổ chức qua các cuộc họp online. Được quan tâm đến sự phát triển của bản thân giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và gắn kết với công ty, từ đó gắn kết hơn với đồng nghiệp.
#4. Xây dựng văn hóa tôn trọng và tin cậy trong doanh nghiệp
Niềm tin là nền tảng thành công của bất kỳ hội nhóm nào và điều đó cũng đúng đối với những hội nhóm có người làm việc từ xa. Khuyến khích nhân viên trung thực và cởi mở và trao đổi thẳng thắn với nhau về những thách thức và thành công của cá nhân mình trong công việc là điều người quản lý nên làm. Khi quản lý các nhóm người làm việc từ xa, hãy trao quyền cho họ được tự đưa ra quyết định một cách độc lập và cởi mở, điều đó thể hiện sự tôn trọng và tin tưởng, tạo cảm giác gắn kết cho nhân viên.
#5. Tạo cảm giác cộng đồng trong các cuộc họp trực tuyến
Như đã nhắc đến ở trên, những cuộc họp trực tuyến là cơ hội chính để các nhân sự làm việc cố định tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa có cơ hội trao đổi công việc với nhau, hãy tận dụng tối đa những cuộc họp này để phần nào tạo cảm giác gắn kết cộng đồng giữa các nhân sự trong công ty.
Khi nói đến các cuộc họp online, hãy đảm bảo chúng luôn diễn ra không chỉ hiệu quả mà còn phải hấp dẫn bằng cách đặt ra các quy tắc cơ bản mà tất cả những người tham gia phải tuân thủ. Điều này bao gồm việc có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc họp và lên lịch trước những phần được diễn ra trong cuộc họp. Ngoài ra, hãy khéo léo dành thời gian cho các hoạt động gắn kết nhóm như chia sẻ cảm xúc, ý tưởng, góc nhìn riêng và xa hơn nữa là các vấn đề trong cuộc sống nếu có thời gian nghỉ trong cuộc họp.
#6. Sử dụng công nghệ để gắn kết nhân viên
Công nghệ và ứng dụng kỹ thuật số giúp hình thứ làm việc từ xa diễn ra dễ dàng hơn và gắn kết công việc giữa đội nhóm hơn. Việc sử dụng công nghệ giúp nhân viên luôn bám sát tiến độ và quy trình công việc, tương tác hiệu quả hơn và phản hồi nhanh chóng khi có các vấn đề xảy ra. Ngày càng có nhiều công cụ trực tuyến và hỗ trợ làm việc online khác nhau, vì vậy hãy lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp để dễ dàng áp dụng và thu được hiệu quả cao nhất.
#7. Thường xuyên khảo sát và nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên
Việc kiểm tra thường xuyên thông qua người quản lý sẽ giúp nhân viên được cập nhật thông tin làm việc, phúc lợi và nâng cao trải nghiệm làm việc của họ trong doanh nghiệp. Hãy thường xuyên xây dựng các cuộc khảo sát, đánh giá môi trường làm việc, nhận phản hồi đóng góp từ phía nhân viên, đặc biệt là những người làm việc từ xa, để luôn đảm bảo xử lý kịp thời những khó khăn, vướng mắc mà các nhân sự đang gặp phải trong quá trình làm việc.
#8. Tổ chức các buổi ăn mừng thành công
Ăn mừng thành công là một trong những lời khuyên gắn kết nhân viên tốt nhất. Đây là một hoạt động thường xuyên diễn ra tại các nước làm việc phát triển nhưng lại ít khi thấy ở Việt Nam. Các buổi ăn mừng thành công không hẳn là các bữa tiệc, liên hoan hoành tráng mà đôi khi chỉ là những giờ giải lao, tiệc trà vui vẻ ảo hoặc tặng quà bất ngờ được gửi qua bưu điện hoặc email. Việc này sẽ giúp củng cố tầm quan trọng của vai trò của mỗi nhân viên và khuyến khích người khác làm việc chăm chỉ và hiệu quả dù lựa chọn bất cứ hình thức làm việc nào.
#9. Hơn hết vẫn là khuyến khích tương tác cộng đồng trực tiếp bên ngoài
Giao lưu và kết nối với đồng nghiệp là điều không thể thiếu trong bất kỳ công việc nào, vì vậy, hãy cho phép nhân viên kết nối thoải mái với nhau ngay cả khi họ làm việc từ xa. Hãy sắp xếp và tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp hoặc các chuyến đi chơi nhóm, teambuilding mà mọi người có thể tham gia cùng nhau. Xây dựng các hoạt động, trò chơi khai thác những sở thích và quan điểm chung của mỗi cá nhân và gắn kết họ hơn với nhau. Hoàn toàn có thể áp dụng từ những nhóm nhỏ sau đó đối với toàn doanh nghiệp.
Gắn kết nhân viên trong công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức thành công và bền vững. Việc này không chỉ tăng năng suất lao động mà còn giảm tỷ lệ nghỉ việc, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường trách nhiệm của nhân viên. Sự gắn bó này không chỉ mang lại lợi ích ngay lập tức mà còn giúp tổ chức tạo ra sự cạnh tranh và sự khác biệt để thành công trong thị trường ngày càng cạnh tranh./.
