Văn phòng chia sẻ, hay còn gọi là “shared office”, đang trở thành một xu hướng phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện đại. Đặc biệt, với sự phát triển của các doanh nghiệp khởi nghiệp và nhu cầu làm việc linh hoạt, mô hình này mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Vậy văn phòng chia sẻ là gì? Hiện nay có các loại hình văn phòng chia sẻ nào? Hãy cùng TikTak Coworking Space tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là gì? Văn phòng chia sẻ là mô hình dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc trong một không gian văn phòng chung, nơi nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp cùng sử dụng các tiện ích và dịch vụ chung.
Thay vì phải thuê một văn phòng riêng lẻ với chi phí cao, doanh nghiệp có thể thuê một chỗ ngồi hoặc phòng làm việc trong không gian chung, tiết kiệm chi phí và tận dụng các tiện ích sẵn có.
Những ưu điểm của văn phòng chia sẻ
Việc lựa chọn văn phòng chia sẻ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hay chi trả cho diện tích văn phòng không sử dụng hết. Thay vào đó, chỉ cần trả phí cho không gian và dịch vụ thực sự cần thiết.
- Linh hoạt về thời gian và không gian: Các gói thuê văn phòng chia sẻ thường linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thuê theo giờ, ngày, tháng hoặc năm, phù hợp với nhu cầu cụ thể và quy mô từng thời điểm.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Văn phòng chia sẻ được trang bị đầy đủ tiện nghi, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác khi đến giao dịch.
- Cơ hội kết nối và hợp tác: Làm việc trong không gian chung giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối, trao đổi và hợp tác với các doanh nghiệp khác, mở rộng mạng lưới quan hệ và cơ hội kinh doanh.
- Dịch vụ hỗ trợ toàn diện: Nhiều văn phòng chia sẻ cung cấp các dịch vụ đi kèm như lễ tân, nhận và chuyển tiếp thư từ, hỗ trợ IT, vệ sinh, đảm bảo môi trường làm việc luôn thuận lợi và hiệu quả.
Các loại hình văn phòng chia sẻ hiện nay
Các loại hình văn phòng chia sẻ là gì? Hiện nay, văn phòng chia sẻ không chỉ đơn thuần là không gian làm việc chung mà còn được phát triển với nhiều mô hình đa dạng để đáp ứng nhu cầu khác nhau của cá nhân, doanh nghiệp và các nhóm làm việc. Dưới đây là bốn loại hình văn phòng chia sẻ phổ biến nhất:
Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)
Chỗ ngồi cố định là là lựa chọn lý tưởng cho những cá nhân hoặc nhóm làm việc cần một không gian riêng nhưng vẫn muốn tận hưởng môi trường chung của văn phòng chia sẻ.
Với mô hình này, người thuê sẽ được cấp một chỗ ngồi cố định trong không gian mở, có thể sử dụng bàn làm việc, tủ đựng đồ cá nhân và các tiện ích chung như internet tốc độ cao, khu vực pantry, phòng họp.
Đây là giải pháp phù hợp cho những ai muốn có sự ổn định, duy trì phong cách làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn tiết kiệm chi phí so với việc thuê một văn phòng riêng.
Chỗ ngồi linh hoạt (Flexible Desk)
Chỗ ngồi linh hoạt là hình thức thuê chỗ ngồi mà người dùng có thể chọn bất kỳ vị trí nào còn trống trong khu vực làm việc chung mỗi khi đến. Đây là lựa chọn hoàn hảo cho freelancer, nhân viên làm việc từ xa hoặc những người chỉ cần không gian làm việc trong thời gian ngắn.
Hình thức này giúp tối ưu chi phí thuê, đồng thời mang lại sự linh hoạt cao, phù hợp với những người có lịch trình làm việc không cố định. Ngoài ra, làm việc trong môi trường năng động của văn phòng chia sẻ còn tạo cơ hội giao lưu, mở rộng mạng lưới quan hệ và tìm kiếm đối tác tiềm năng.
Văn phòng riêng (Private Office)
Văn phòng riêng là giải pháp dành cho các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm làm việc từ 2-10 người muốn có không gian riêng tư nhưng vẫn tận dụng được các tiện ích chung của mô hình văn phòng chia sẻ. Văn phòng riêng được thiết kế như một không gian làm việc độc lập với đầy đủ bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, điều hòa, hệ thống an ninh và khóa bảo vệ.
Điểm cộng lớn của mô hình này là đảm bảo sự tập trung cao độ, phù hợp cho những công ty cần giữ bí mật thông tin hoặc có những cuộc họp nội bộ thường xuyên. So với việc thuê một văn phòng truyền thống, lựa chọn văn phòng riêng trong không gian chia sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, không cần đầu tư lớn vào nội thất và cơ sở hạ tầng.
Văn phòng chia sẻ kết hợp (Hybrid Shared Office)
Văn phòng chia sẻ kết hợp là mô hình linh hoạt, kết hợp giữa không gian mở và các khu vực làm việc riêng. Đây là giải pháp tối ưu cho những công ty cần không gian riêng nhưng vẫn muốn tận dụng sự năng động của môi trường làm việc chung.
Với mô hình này, doanh nghiệp có thể có một khu vực làm việc riêng cho đội nhóm nhưng vẫn có quyền truy cập vào các không gian chung như khu vực tiếp khách, phòng họp, pantry.
Văn phòng chia sẻ kết hợp giúp cân bằng giữa nhu cầu riêng tư và tính kết nối, tạo điều kiện cho các nhóm làm việc sáng tạo, giao lưu và trao đổi ý tưởng với những công ty khác.
Việc lựa chọn loại hình văn phòng chia sẻ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Nếu ưu tiên sự ổn định và có kế hoạch làm việc dài hạn, chỗ ngồi cố định sẽ là lựa chọn hợp lý. Với những ai cần sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, chỗ ngồi linh hoạt sẽ phù hợp hơn.
Trong khi đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng riêng hoặc văn phòng chia sẻ kết hợp để vừa đảm bảo sự riêng tư, vừa tận dụng tối đa các tiện ích của không gian làm việc chung.
Văn phòng chia sẻ khác với văn phòng truyền thống như thế nào?
So với văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ có những điểm khác biệt nổi bật:
- Chi phí: Văn phòng chia sẻ giúp giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng, trang thiết bị và các dịch vụ đi kèm. Trong khi đó, văn phòng truyền thống yêu cầu đầu tư lớn ban đầu và chi phí duy trì cao.
- Linh hoạt: Hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ thường linh hoạt về thời gian và diện tích, phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Ngược lại, văn phòng truyền thống thường yêu cầu hợp đồng dài hạn và cố định.
- Tiện ích: Văn phòng chia sẻ cung cấp sẵn các tiện ích và dịch vụ chung, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính. Trong khi đó, doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống phải tự trang bị và quản lý các tiện ích này.
- Môi trường làm việc: Văn phòng chia sẻ tạo ra môi trường đa dạng, năng động, khuyến khích sự giao lưu và hợp tác giữa các doanh nghiệp. Văn phòng truyền thống thường khép kín và ít có sự tương tác giữa các công ty.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết điểm giống, khác nhau giữa văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống:
| TIÊU CHÍ | VĂN PHÒNG CHIA SẺ | VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG |
| Chi phí | Phí thuê linh hoạt, thường thấp hơn | Chi phí cao, thuê dài hạn |
| Thời gian thuê | Linh hoạt, có thể thuê theo giờ/ tháng | Thường phải ký hợp đồng dài hạn |
| Môi trường làm việc | Mở, sáng tạo, dễ dàng kết nối với cộng đồng năng động | Khép kín, ít có cơ hội giao lưu với các công ty khác |
| Tiện ích | Đầy đủ tiện ích | Cần tự trang bị hoặc mất thêm phí |
| Tiện nghi | Thường có phòng họp, khu vực thư giãn, pantry | Tùy công ty, cần đầu tư thêm |
Những lưu ý khi chọn thuê văn phòng chia sẻ
Dù sở hữu những ưu điểm và lợi ích thiết thực, tuy nhiên để lựa chọn được văn phòng chia sẻ phù hợp, bạn nên xem xét các yếu tố sau:
- Vị trí: Chọn địa điểm thuận tiện cho việc di chuyển của nhân viên và khách hàng, gần các tiện ích công cộng và dịch vụ cần thiết.
- Tiện ích và dịch vụ: Đảm bảo văn phòng cung cấp đầy đủ các tiện ích như internet, phòng họp, khu vực tiếp khách, cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác.
- Chi phí: So sánh giá cả và các khoản phí liên quan để đảm bảo phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, tổ chức.
- Môi trường làm việc: Lựa chọn không gian có thiết kế phù hợp, tạo cảm hứng và thoải mái cho nhân viên.
- Chính sách hợp đồng: Xem xét kỹ các điều khoản về thời gian thuê, điều kiện chấm dứt hợp đồng và các chi phí phát sinh khác.
- Trải nghiệm thực tế: Tham quan trực tiếp văn phòng chia sẻ để đánh giá môi trường làm việc, văn hóa cộng đồng xem nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn hay không.
Văn phòng chia sẻ là một giải pháp làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí và mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Trên đây là tất tần tật thông tin về “văn phòng chia sẻ là gì?”. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn định hình được nhu cầu khi có dự định thuê văn phòng của tổ chức, doanh nghiệp mình.
Cảm ơn bạn đã quan tâm tới các thông tin tổng hợp của TikTak Co-working Space. Nếu bạn cần được tư vấn sâu hơn về dịch vụ văn phòng chia sẻ tại Hà Nội vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
