Sau đại dịch, mô hình làm việc truyền thống “tất cả nhân viên có mặt 100% tại văn phòng” đã dần nhường chỗ cho sự cân bằng hơn. Nhiều tập đoàn đa quốc gia áp dụng hybrid working kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng như một chính sách linh hoạt nhằm thu hút nhân tài, giảm chi phí và tăng khả năng thích ứng với biến động thị trường. Trong bối cảnh này, câu hỏi đặt ra là: liệu văn phòng truyền thống còn phù hợp, hay đã đến lúc lựa chọn coworking space cho hybrid working như một phần trong chiến lược vận hành mới?
1. Giải thích xu hướng Hybrid Working
1.1 Định nghĩa ngắn gọn
Hybrid working là mô hình linh hoạt cho phép nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau: tại văn phòng chính, tại nhà, hoặc tại các không gian làm việc linh hoạt (coworking). Mục tiêu chính là tối ưu năng suất lao động đồng thời giảm gánh nặng chi phí cố định cho doanh nghiệp.
Định nghĩa ngắn gọn về Hybrid working
1.2 Lợi ích chiến lược của Hybrid Working
- Tiết kiệm chi phí: Giảm diện tích văn phòng cố định, tối ưu chi phí thuê, điện, bảo trì. Với mô hình hybrid, doanh nghiệp chỉ duy trì không gian cốt lõi và bổ sung không gian linh hoạt khi cần.
- Thu hút và giữ nhân tài: Nhân viên thế hệ mới ưu tiên sự linh hoạt; hybrid giúp tăng mức độ hài lòng và giảm tỷ lệ “churn”.
- Khả năng phản ứng nhanh: Khi nhu cầu tăng hoặc dự án ngắn hạn xuất hiện, doanh nghiệp có thể mở rộng chỗ làm trong thời gian ngắn mà không cần ký hợp đồng thuê dài hạn.
- Bảo toàn hình ảnh chuyên nghiệp: Các cuộc họp quan trọng, đàm phán hợp đồng hay tiếp đối tác được tổ chức ở không gian có chuẩn mực (phòng họp chuyên nghiệp), giữ vững uy tín thương hiệu.
1.3 Những thách thức cần giải quyết
- Quản lý chỗ ngồi & lịch sử dụng: Khi nhân viên không có chỗ cố định, cần hệ thống quản trị chỗ ngồi để tránh xung đột và đảm bảo hiệu suất.
- Duy trì văn hóa công ty: Hybrid có rủi ro làm suy yếu văn hóa nội bộ nếu không có chiến lược kết nối định kỳ.
- An ninh thông tin và tuân thủ: Với nhiều điểm kết nối, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt rủi ro bảo mật, nhất là các công ty FDI có tiêu chuẩn tuân thủ nghiêm ngặt.
- Chi phí vận hành phân mảnh: Nếu không tối ưu, chi phí thuê theo giờ/ngày có thể tăng cao; cần mô hình tính toán và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
>>>Trải nghiệm ngay không gian làm việc chuẩn quốc tế tại TikTak
2. Coworking space: hạ tầng linh hoạt để triển khai Hybrid Working
2.1 Tại sao coworking space phù hợp với hybrid working?
Chọn coworking space cho hybrid working có phù hợp?
Coworking space cho hybrid working đáp ứng trực tiếp những yêu cầu vận hành mà mô hình hybrid đặt ra:
- Linh hoạt theo thời gian: Cho phép đặt chỗ theo giờ, theo ngày, theo tháng, phù hợp với lịch phân ca, nhân viên làm việc luân phiên hay nhóm dự án ngắn hạn.
- Linh hoạt theo không gian: Cung cấp cả hot desk, dedicated desk, văn phòng riêng và phòng họp theo giờ, hỗ trợ đa dạng nhu cầu của các bộ phận (sales tiếp khách, dự án cần không gian họp, ban lãnh đạo cần phòng kín).
- Chuẩn mực tiếp khách: Phòng họp, lễ tân, khu vực chờ được bố trí chuẩn mực giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp khi tiếp đối tác, điều cực kỳ quan trọng với các công ty FDI mới vào thị trường.
2.2 Hạ tầng & dịch vụ cần có để hỗ trợ hybrid hiệu quả
Hạ tầng kỹ thuật
- Internet tốc độ cao, đường dự phòng để đảm bảo họp trực tuyến ổn định.
- Hệ thống phòng họp trang bị camera, micro cho trải nghiệm meeting quốc tế.
- Nền tảng quản lý chỗ ngồi (desk booking) để nhân viên dễ dàng đặt chỗ và bộ phận quản trị theo dõi sử dụng.
Dịch vụ hỗ trợ vận hành
- Lễ tân & hỗ trợ tiếp khách: đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong mọi cuộc gặp.
- Dịch vụ hành chính, kế toán, pháp lý: đặc biệt giá trị cho doanh nghiệp FDI mới thành lập.
- Các gói linh hoạt, ưu đãi cho nhóm/chi nhánh: mô hình giá thiết kế phù hợp giúp kiểm soát chi phí khi doanh nghiệp mở rộng.
2.3 Quản trị rủi ro & bảo mật thông tin
- Phòng làm việc riêng biệt cho các cuộc họp bảo mật.
- Kiểm soát truy cập, camera an ninh, bảo mật mạng (VPN, firewall cho khách thuê doanh nghiệp) là tiêu chí bắt buộc cho doanh nghiệp có dữ liệu nhạy cảm.
- Chính sách bảo mật rõ ràng giữa nhà cung cấp coworking và khách thuê, đảm bảo tuân thủ yêu cầu công ty khách hàng.
>>>Khám phá các lựa chọn không gian làm việc linh hoạt của TikTak
3. Lợi ích dài hạn khi chọn Coworking cho Hybrid Working
3.1 Tối ưu nguồn lực và không gian: chuyển chi phí cố định thành biến phí có kiểm soát
Tối ưu nguồn lực và không gian
Việc duy trì một văn phòng truyền thống lớn đồng nghĩa với chi phí cố định (thuê mặt bằng, bảo trì, điện, bảo hiểm) dù công suất sử dụng thực tế có thể thấp.
Khi doanh nghiệp áp dụng coworking space cho hybrid working, phần lớn chi phí cố định có thể chuyển thành chi phí biến đổi: chỉ trả cho diện tích và dịch vụ khi thực sự sử dụng.
Về nguồn lực, coworking cho phép:
- Chia sẻ tiện ích: lễ tân, phòng họp, thiết bị AV, hạ tầng mạng.
- Tránh đầu tư trùng lặp: không cần mỗi chi nhánh tự mua sắm cơ sở vật chất riêng.
Nhờ đó, doanh nghiệp giải phóng vốn (CAPEX) để đầu tư cho các hoạt động then chốt như phát triển sản phẩm hoặc marketing.
3.2 Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo tình hình kinh doanh
Doanh nghiệp FDI thường trải qua giai đoạn thử nghiệm thị trường, tuyển dụng nhân sự tạm thời, hoặc triển khai dự án có tính chu kỳ.
Coworking space cho hybrid working cho phép doanh nghiệp:
- Mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh chóng.
- Không cần tái ký hợp đồng thuê dài hạn.
- Không phải mua sắm nội thất hay lắp đặt hạ tầng.
Khả năng mở rộng này giúp doanh nghiệp phản ứng kịp trước biến động:
- Khi có dự án mới có thể ngay lập tức mở thêm dedicated desk hoặc thuê phòng họp theo giờ.
- Khi cần thu gọn chỉ cần ngừng gia hạn gói dịch vụ.
Điều này giúp giảm rủi ro “bể” chi phí khi doanh số hoặc nhu cầu thay đổi đột ngột.
3.3 Tạo điều kiện để nhân viên làm việc hiệu quả ở nhiều địa điểm, năng suất và trải nghiệm người lao động
Hybrid working đúng nghĩa không chỉ là cho phép làm việc từ xa, mà còn là cung cấp một hệ sinh thái địa điểm phù hợp với từng nhiệm vụ:
- Không gian cần tập trung (focus room).
- Phòng thảo luận (collaboration zone).
- Phòng họp kín cho các buổi đàm phán quan trọng.
Về mặt công nghệ, một môi trường coworking tốt cần có:
- Internet ổn định và tốc độ cao.
- Hạ tầng AV phục vụ họp trực tuyến.
- Hệ thống quản lý chỗ ngồi (desk booking) tích hợp lịch.
- Giải pháp bảo mật mạng an toàn.
Những yếu tố này giúp nhân viên làm việc hiệu quả bất kể họ chọn vị trí nào trong hệ sinh thái.
4. TikTak: Giải pháp Hybrid Working cho doanh nghiệp
Mô hình coworking linh hoạt và tính chuyên nghiệp
Trong bối cảnh các công ty FDI và doanh nghiệp quốc tế đang tìm kiếm coworking space cho hybrid working tại Hà Nội, TikTak Co-working Space nổi bật với mô hình vận hành tối ưu cho sự linh hoạt và tính chuyên nghiệp.
- Hệ thống nhiều cơ sở ở vị trí đắc địa: Các địa điểm tại Hoàng Đạo Thúy, Lý Thường Kiệt, Lancaster… cho phép nhân viên chọn nơi làm việc gần nhất, rút ngắn thời gian di chuyển và tăng hiệu suất.
- Không gian đa dạng: Từ chỗ ngồi linh hoạt (hot desk) cho nhân viên làm việc theo ca, đến văn phòng riêng cho nhóm quản lý hoặc dự án bảo mật.
- Dịch vụ trọn gói: Hạ tầng sẵn sàng, không mất thời gian setup; chỉ cần đến và bắt đầu làm việc.
- Hoạt động 24/7 tại cơ sở TikTak 5: Đáp ứng nhu cầu làm việc ngoài giờ hoặc phục vụ các dự án gấp, đảm bảo tiến độ cho khách hàng và đối tác quốc tế.
Nhờ sự kết hợp giữa vị trí chiến lược, không gian đa dạng và dịch vụ trọn gói, TikTak mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp linh hoạt nhưng vẫn duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp cần thiết khi triển khai hybrid working.
>>>Đặt phòng họp, workshop hoặc khu vực tiếp khách ngay tại trung tâm thành phố
——————————————————————————————————————————————————–
Tiktak Coworking Space – Hệ thống văn phòng chuẩn 5 sao
Không gian làm việc hiện đại, khơi nguồn sáng tạo
TikTak Co-working Space là một trong những chuỗi hệ thống văn phòng chia sẻ với không gian đẳng cấp, tiện ích đa dạng và linh hoạt.
🌐Website: https://tiktak.com.vn/
📞Điện thoại: 0898.580.666
✉️Email: booking@tiktak.com.vn
🏢TIKTAK HÀ NỘI:
TIKTAK 1: Tầng 5, Toà nhà Diamond Flower Tower, số 1 Hoàng Đạo Thúy, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
TIKTAK 2: Tầng 12, Tòa nhà Hồng Hà Center, số 25 Lý Thường Kiệt, Phường Cửa Nam, TP Hà Nội
TIKTAK 3: Tầng 2, Tòa nhà Savina, Số 44 Tràng Tiền, Phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
TIKTAK 5: Tầng 4, Tòa nhà Lancaster Luminaire, Số 1152 Đường Láng, Phường Láng, Hà Nội
🏢TIKTAK ĐÀ NẴNG:
TIKTAK 4: Tầng 3, Tòa nhà Diamond Time, Số 35 đường Thái Phiên, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
TIKTAK 6: Số 21/4 đường Lê Hồng Phong, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
