Trong bối cảnh xu hướng làm việc hiện đại ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp lớn đang xem xét việc chuyển văn phòng sang coworking space. Lợi ích của coworking space không chỉ nằm ở việc tiết kiệm chi phí văn phòng mà còn tạo ra không gian làm việc linh hoạt, đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Coworking space không chỉ là một giải pháp tiết kiệm, mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và kết nối giữa các doanh nghiệp, giúp họ tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Bài viết này sẽ khám phá những lý do chính khiến doanh nghiệp lớn lựa chọn mô hình làm việc này.
1. Lý do doanh nghiệp lớn chuyển văn phòng sang Coworking Space
Lý do doanh nghiệp lớn chuyển văn phòng sang Coworking Space
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn đã quyết định chuyển văn phòng sang không gian làm việc chung (coworking space). Việc này không chỉ giúp họ cải thiện môi trường làm việc mà còn mang lại nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lý do chính mà doanh nghiệp lớn lựa chọn mô hình này:
- Tính linh hoạt: Coworking space cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc bố trí không gian làm việc. Họ có thể dễ dàng thay đổi số lượng chỗ ngồi theo nhu cầu mà không phải lo lắng về hợp đồng thuê dài hạn.
- Giảm chi phí: Mô hình coworking space thường tiết kiệm chi phí hơn so với văn phòng truyền thống, đặc biệt đối với nhóm dưới 15 người. Doanh nghiệp lớn có thể tối ưu hóa chi phí hoạt động văn phòng của mình.
- Môi trường sáng tạo: Không gian làm việc chung thường tập trung vào sự sáng tạo và đổi mới. Điều này giúp khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
- Cơ hội hợp tác: Coworking space tạo ra môi trường cộng đồng, nơi mà các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, trao đổi và hợp tác với nhau.
2. Lợi ích của coworking space cho doanh nghiệp lớn
2.1 Tiện nghi và dịch vụ hiện đại
Coworking space thường được trang bị các tiện nghi và dịch vụ hiện đại, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp lớn. Những tiện ích này bao gồm:
- Khu vực làm việc linh hoạt: Các khu vực làm việc được bố trí khoa học, với nhiều lựa chọn từ bàn làm việc riêng đến không gian chung, giúp nhân viên dễ dàng tương tác và hợp tác.
- Công nghệ tiên tiến: Coworking space thường trang bị các thiết bị công nghệ mới nhất, bao gồm internet tốc độ cao, thiết bị trình chiếu và phòng họp hiện đại.
- Dịch vụ hỗ trợ: Các dịch vụ như lễ tân, bảo vệ và hỗ trợ kỹ thuật luôn sẵn sàng giúp doanh nghiệp lớn tiết kiệm thời gian và sức lực trong việc quản lý văn phòng.
2.2 Doanh nghiệp lớn chuyển văn phòng sang coworking space giúp mở rộng không gian làm việc
Một trong những lợi ích lớn mà coworking space mang lại cho doanh nghiệp lớn là khả năng mở rộng không gian làm việc một cách dễ dàng và linh hoạt. Điều này vô cùng quan trọng trong bối cảnh thị trường luôn biến động và yêu cầu sự thích nghi nhanh chóng.
- Mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp lớn cần tăng cường nhân sự, họ có thể dễ dàng mở rộng không gian làm việc mà không cần phải chuyển địa điểm hay đầu tư vào cơ sở hạ tầng mới.
- Thích ứng với nhu cầu: Coworking space cho phép doanh nghiệp điều chỉnh quy mô làm việc theo từng giai đoạn phát triển, giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực.
- Không ràng buộc hợp đồng dài hạn: Doanh nghiệp không cần phải cam kết hợp đồng dài hạn như khi thuê văn phòng truyền thống, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính.
2.3 Tạo dựng thương hiệu và hình ảnh
Lợi ích của coworking space cho doanh nghiệp lớn
Khi các doanh nghiệp lớn chuyển văn phòng sang coworking space, họ không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn có cơ hội tạo dựng thương hiệu và hình ảnh tích cực hơn trong mắt khách hàng và đối tác. Cụ thể, lợi ích này thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Chuyên nghiệp hơn: Coworking space thường nằm ở vị trí đắc địa và có thiết kế hiện đại, giúp doanh nghiệp lớn thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của mình.
- Tăng cường sự hiện diện: Việc có mặt tại coworking space giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các đối tác tiềm năng và khách hàng mới.
- Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới: Môi trường làm việc chung thường khuyến khích việc chia sẻ ý tưởng, từ đó giúp doanh nghiệp lớn phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới.
>>>Đọc thêm: Top Coworking Space Hà Nội hiện đại, chuyên nghiệp nhất
3. Các yếu tố cần xem xét khi chuyển sang coworking space
3.1 Địa điểm và môi trường xung quanh
Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn coworking space chính là địa điểm. Địa điểm không chỉ ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận của nhân viên mà còn tạo ra ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng và đối tác.
Những điều cần lưu ý về địa điểm:
- Giao thông thuận tiện: Coworking space nên nằm gần các tuyến đường giao thông chính, trạm xe buýt và ga tàu điện ngầm, giúp nhân viên dễ dàng di chuyển.
- Môi trường xung quanh: Không gian xung quanh phải có nhiều tiện ích như quán cà phê, nhà hàng và cửa hàng tiện lợi để nhân viên có thể thư giãn hay làm việc ngoài trời.
- An ninh khu vực: Đảm bảo rằng khu vực xung quanh coworking space có an ninh tốt, giúp nhân viên cảm thấy an toàn khi làm việc và di chuyển.
- Cộng đồng doanh nghiệp địa phương: Việc nằm trong khu vực có nhiều công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tạo ra cơ hội hợp tác và kết nối cho doanh nghiệp lớn.
>>>So sánh văn phòng ảo và coworking space: Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp bạn?
3.2 Chi phí và ngân sách cho thuê
Một yếu tố không thể thiếu trong việc chuyển sang coworking space là chi phí và ngân sách cho thuê. Doanh nghiệp lớn cần phải tính toán kỹ lưỡng chi phí để đảm bảo rằng quyết định này mang lại lợi ích tài chính bền vững.
Một số điểm cần xem xét về chi phí:
- Chi phí thuê hàng tháng: Các doanh nghiệp cần đánh giá mức giá thuê tại các coworking space khác nhau và so sánh với chi phí văn phòng truyền thống.
- Chi phí bổ sung: Ngoài chi phí thuê, doanh nghiệp cũng cần xem xét các khoản chi phí khác như dịch vụ internet, điện nước, và bảo trì.
- Lợi ích tài chính: Đối với nhóm dưới 15 người, chuyển sang coworking space có thể mang lại lợi ích tài chính đáng kể. Tuy nhiên, với nhóm lớn hơn, chi phí có thể cao hơn so với văn phòng truyền thống.
- Nâng cao ngân sách cho dịch vụ bổ sung: Các doanh nghiệp nên cân nhắc ngân sách cho các dịch vụ bổ sung như hội trường, phòng họp, và các tiện ích khác giúp cải thiện trải nghiệm làm việc.
3.3 Các dịch vụ đi kèm và hỗ trợ
Các yếu tố cần xem xét khi chuyển sang coworking space
Khi lựa chọn coworking space, các dịch vụ đi kèm và hỗ trợ là một trong những yếu tố quyết định. Các doanh nghiệp lớn cần đảm bảo rằng không gian làm việc không chỉ đáp ứng nhu cầu về diện tích mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên.
Các dịch vụ cần thiết trong coworking space:
|
Dịch vụ |
Mô tả |
| Internet tốc độ cao | Cung cấp kết nối internet ổn định giúp nhân viên làm việc hiệu quả. |
| Phòng họp | Có sẵn các phòng họp được trang bị đầy đủ thiết bị cho các cuộc họp. |
| Dịch vụ lễ tân | Giúp đón tiếp khách hàng và hỗ trợ quản lý văn bản, tài liệu. |
| Khu vực thư giãn |
Không gian nghỉ ngơi để nhân viên có thể thư giãn và tăng cường sáng tạo. |
Ngoài ra, doanh nghiệp lớn cũng cần cân nhắc về các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp mà coworking space cung cấp. Một số địa điểm có thể cung cấp các chương trình huấn luyện, kết nối với các nhà đầu tư hoặc tổ chức sự kiện networking, giúp tạo cơ hội hợp tác cho doanh nghiệp.
4. Thách thức khi doanh nghiệp lớn chuyển sang coworking space
4.1 Quản lý văn hóa doanh nghiệp trong không gian chung
Một trong những thách thức lớn nhất khi chuyển sang coworking space là việc duy trì và quản lý văn hóa doanh nghiệp. Trong môi trường làm việc chung, nhân viên từ nhiều công ty khác nhau sẽ cùng chia sẻ không gian, điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn về giá trị và nguyên tắc làm việc mà doanh nghiệp đã xây dựng trong nhiều năm.
- Lợi ích của coworking space: Mặc dù coworking space cung cấp một không gian linh hoạt và sáng tạo, nhưng việc duy trì văn hóa doanh nghiệp là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần phải xây dựng một kế hoạch rõ ràng để truyền đạt giá trị cốt lõi của mình cho nhân viên trong môi trường mới này.
- Giải pháp: Một số giải pháp bao gồm tổ chức các buổi giao lưu, sự kiện văn hóa và các hoạt động nhóm để tăng cường mối quan hệ giữa các nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
- Khuyến khích chia sẻ: Tạo điều kiện cho nhân viên chia sẻ ý tưởng và kinh nghiệm cá nhân để họ cảm thấy được tôn trọng và có giá trị trong môi trường làm việc chung.
- Đánh giá thường xuyên: Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên và điều chỉnh chính sách để phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ.
>>>Tại sao coworking space là “Mô hình làm việc của tương lai”?
4.2 Đảm bảo tính bảo mật thông tin
Khi doanh nghiệp lớn chuyển sang coworking space, bảo mật thông tin trở thành một vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng. Trong một không gian làm việc chung, thông tin và tài liệu quan trọng có thể bị lộ ra ngoài nếu không có các biện pháp bảo mật phù hợp.
- Rủi ro cao: Việc chia sẻ không gian với nhiều công ty khác làm tăng nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm. Doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro và áp dụng các biện pháp an ninh mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của mình.
- Công nghệ bảo mật: Sử dụng các công nghệ bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, phần mềm quản lý truy cập và xác thực hai yếu tố để đảm bảo an toàn thông tin.
- Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy tắc bảo mật và cách thức xử lý thông tin nhạy cảm trong môi trường làm việc chung sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
- Chọn đối tác đáng tin cậy: Khi chọn coworking space, doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị có uy tín, có hệ thống bảo mật tốt và cam kết bảo vệ thông tin của khách hàng.
4.3 Thích ứng với mô hình làm việc mới
Chuyển đổi sang coworking space đòi hỏi nhân viên phải thích ứng với mô hình làm việc mới, điều này có thể gặp khó khăn đối với những người đã quen với không gian văn phòng truyền thống. Những thách thức này bao gồm việc làm quen với cách tổ chức công việc linh hoạt và tự quản lý thời gian.
- Thay đổi thói quen làm việc: Nhân viên có thể cảm thấy khó khăn khi phải thay đổi thói quen làm việc của mình. Doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên trong việc làm quen với mô hình làm việc mới bằng cách cung cấp các công cụ và tài nguyên cần thiết.
- Khuyến khích tự chủ: Mô hình coworking khuyến khích nhân viên tự chủ hơn trong công việc của mình. Điều này có thể tạo ra áp lực cho một số nhân viên, do đó, doanh nghiệp cần hỗ trợ họ trong việc phát triển kỹ năng tự quản lý.
- Tạo môi trường hòa nhập: Để giúp nhân viên thích nghi nhanh chóng, việc tạo ra một môi trường hòa nhập và hỗ trợ lẫn nhau là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái mà còn tăng cường sự sáng tạo và hợp tác.
- Đánh giá và điều chỉnh: Doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc trong môi trường coworking và điều chỉnh chính sách cũng như quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu và mong muốn của nhân viên.
——————————————————————————————————————————————————–
Tiktak Coworking Space – Hệ thống văn phòng chuẩn 5 sao
Không gian làm việc hiện đại, khơi nguồn sáng tạo
TikTak Co-working Space là một trong những chuỗi hệ thống văn phòng chia sẻ với không gian đẳng cấp, tiện ích đa dạng và linh hoạt.
🌐Website: https://tiktak.com.vn/
📞Điện thoại: 0898.580.666
✉️Email: booking@tiktak.com.vn
🏢TIKTAK HÀ NỘI:
TIKTAK 1: Tầng 5, Toà nhà Diamond Flower Tower, số 1 Hoàng Đạo Thúy, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
TIKTAK 2: Tầng 12, Tòa nhà Hồng Hà Center, số 25 Lý Thường Kiệt, Phường Cửa Nam, TP Hà Nội
TIKTAK 3: Tầng 2, Tòa nhà Savina, Số 44 Tràng Tiền, Phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
TIKTAK 5: Tầng 4, Tòa nhà Lancaster Luminaire, Số 1152 Đường Láng, Phường Láng, Hà Nội
🏢TIKTAK ĐÀ NẴNG:
TIKTAK 4: Tầng 3, Tòa nhà Diamond Time, Số 35 đường Thái Phiên, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
TIKTAK 6: Số 21/4 đường Lê Hồng Phong, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
