Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp đã thay đổi bộ máy và cách vận hành để vượt qua giai đoạn “phục hồi sau đại dịch”. Một trong những bước đầu tiên của việc đó là xây dựng một môi trường làm việc hiệu suất cao, thích ứng được giai đoạn này và có tính linh hoạt để tạo điều kiện cho lực lượng lao động gắn kết, làm việc chăm chỉ và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của các mô hình làm việc hiện đại, việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu suất cao đã trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Hãy cùng Tiktak tìm hiểu 4 yếu tố quan trọng để xây dựng một nơi làm việc hiệu suất cao trong bài viết dưới đây.
Thế nào là nơi làm việc hiệu suất cao
Có rất nhiều quan điểm khác nhau về định nghĩa một nơi làm việc hiệu suất cao, nhiều người cho rằng đó là một nơi có khả năng thu hút và giữ chân nhân tài, những người khác lại nghĩ rằng nơi làm việc hiệu suất cao chỉ là góc độ tạo ra giá trị và lợi nhuận nhiều nhất có thể cho doanh nghiệp.
Trên thực tế, một nơi làm việc hiệu suất cao hiện tại là sự kết hợp giữa con người, công nghệ và thiết kế sáng tạo. Đặc điểm của những nơi này là nhân viên cảm thấy gắn bó với môi trường làm việc, đáp ứng được nhiều phong cách, hình thức làm việc khác nhau để tạo ra môi trường không chỉ đáp ứng nhu cầu làm việc ở hiện tại mà còn thích nghi với những thách thức trong tương lai.
Một nơi làm việc hiệu suất cao không chỉ đề cập đến không gian vật lý, thiết kế mà còn là việc tạo ra một môi trường phù hợp với mục đích làm việc của nhân viên, phù hợp với giá trị cốt lõi và mục tiêu phát triển của công ty, góp phần thúc đẩy sự kết nối giữa các thành viên. Trong bối cảnh có tới gần 59% nhân viên trên toàn cầu “nghỉ việc trong sự im lặng” thì việc tạo ra một văn phòng làm việc có văn hóa gắn kết chưa bao giờ cần thiết hơn hiện nay.
Từ việc xây dựng kế hoạch thiết kế không gian làm việc đến việc bố trí khu vực và nội thất để tối ưu hóa việc khai thác không gian và tăng năng suất, khi được tích hợp với thiết kế nơi làm việc phù hợp, sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường không chỉ đáp ứng các nhu cầu hiện tại của nhân viên mà còn đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong tương lai.
Cùng với sự phát triển của tương lai làm việc, nơi làm việc của chúng ta cũng cần phải thay đổi, thích ứng với các nhu cầu mới của người dùng và sự thay đổi nhân khẩu học thông qua thử nghiệm và sẵn sàng thay đổi. Cho dù bạn đang cải tạo hay di dời văn phòng, những hiểu biết này sẽ hướng dẫn bạn xây dựng một văn hóa làm việc hiệu quả cao trong doanh nghiệp của mình.
Các yếu tố chính để có một nơi làm việc hiệu quả
Xây dựng một nơi làm việc hiệu quả cao không chỉ dừng lại ở môi trường vật lý – nó đòi hỏi một văn hóa tham gia, nơi mọi nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc định hình môi trường làm việc tương lai của họ. Một nơi làm việc được đồng thiết kế với người dùng sẽ khuyến khích sự gắn kết sâu sắc hơn với không gian, nuôi dưỡng văn hóa tự hào, quyền sở hữu và kết nối, và sự tham gia này là rất quan trọng để tạo ra những không gian thực sự phản ánh và hỗ trợ cách thức làm việc hiệu quả nhất của mọi người.
Những trụ cột này không nhằm mục đích cung cấp các mẹo thiết kế cụ thể, mà thay vào đó, là nền tảng để xây dựng và là cách tiếp cận để suy nghĩ về cách văn phòng nên hỗ trợ hiệu suất cao cho các nhóm của bạn.
#1. Lên kế hoạch tổng quan xây dựng văn phòng (H3)
Để kích thích hiệu suất cao trong môi trường làm việc, thiết kế văn phòng cần dựa trên bối cảnh cụ thể. Kế hoạch này được hiểu và thiết lập tốt nhất thông qua một bản tóm tắt thiết kế chi tiết. Công đoạn này vô cùng quan trọng, bởi vì nếu không có bản tóm tắt phù hợp, văn phòng có thể trông đẹp về mặt thẩm mỹ nhưng hoàn toàn không phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp và nhân viên.
Trước hết, bản tóm tắt thiết kế cần giải quyết những thách thức hoặc vấn đề then chốt mà doanh nghiệp đang cố gắng giải quyết. Điều này đạt được bằng cách đặt ra những câu hỏi đúng ngay từ đầu. Ví dụ như:
- Những yếu tố thúc đẩy chính cho việc di dời/thiết kế lại văn phòng này là gì?
- Có vấn đề gì với không gian hiện tại của bạn không? Nếu có, thì đó là gì?
- Những rào cản hiện tại đối với năng suất là gì?
- Bạn muốn nhân viên được hưởng lợi gì từ không gian làm việc mới?
- Các nhóm của bạn thường sử dụng không gian văn phòng hiện có như thế nào?
- Bạn có đang lên kế hoạch thay đổi lớn về tuyển dụng hoặc cách thức làm việc không?
Bằng cách xác định các yếu tố bối cảnh thúc đẩy cho một dự án, các nhóm thiết kế có thể đưa ra các can thiệp sáng suốt giúp tối đa hóa hiệu suất và năng suất của nơi làm việc. Họ cũng có thể thiết lập sự rõ ràng về định hướng và phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của khách hàng. Quan trọng hơn hết, quá trình tóm tắt nghiêm ngặt cho phép các nhà thiết kế xác định các yêu cầu quan trọng của nơi làm việc. Ví dụ: số lượng nhân viên, loại và khối lượng phân công (cố định, linh hoạt), nhu cầu lưu trữ và kế hoạch sử dụng không gian.
Một bản tóm tắt thiết kế tốt cũng cho phép bạn xây dựng khả năng thích ứng, tính toán cho các kế hoạch tương lai cũng như nhu cầu hiện tại. Doanh nghiệp có dự định thay đổi hoặc mở rộng hoạt động trong trung hạn đến dài hạn không? Có kế hoạch chuyển đổi quy trình nội bộ không? Và các yếu tố không gian cần linh hoạt như thế nào để thích ứng với những thay đổi này?
Bản tóm tắt có thể xác định nơi thiết kế có thể thúc đẩy sự gắn kết với thương hiệu của công ty, chẳng hạn như bản sắc, tầm nhìn và giá trị được phản ánh trong môi trường làm việc. Ví dụ, một tổ chức bền vững có thể muốn thể hiện các tiêu chuẩn sinh thái của mình thông qua trang trí và vật liệu, cũng như các chính sách và thực tiễn nghiêm ngặt tại nơi làm việc. Những biểu hiện rõ ràng của thương hiệu và giá trị này có thể giúp thu hút và thúc đẩy nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc.
#2. Thiết kế môi trường làm việc khoa học
Một môi trường văn phòng hiệu suất cao đòi hỏi một chiến lược thiết kế không gian làm việc rõ ràng, phân rõ các khu vực làm việc, sức chứa và công dụng của từng khu vực. Các chiến lược như vậy được xây dựng dựa trên những cân nhắc chính, chẳng hạn như tần suất nhân viên có mặt tại văn phòng, liệu hình thức làm việc thực tế là linh hoạt hay kết hợp, và phạm vi các chế độ làm việc như thế nào.
Sự gia tăng của hình thức làm việc kết hợp và linh hoạt đã thay đổi cách mọi người tương tác với văn phòng, đến mức JLL dự đoán rằng “do những thay đổi trong việc quản lý và sử dụng nơi làm việc, đến năm 2030, 30% diện tích văn phòng sẽ là không gian linh hoạt.” Nhiều công ty đang tái cấu trúc các mặt bằng lớn để tối ưu hóa không gian và giảm chi phí thuê văn phòng, dẫn đến việc cấu hình lại không gian trên diện rộng.
Trong môi trường làm việc này, doanh nghiệp cần đánh giá công năng sử dụng các không gian hiện tại của họ và giải quyết tất cả những điểm thiếu hợp lý, gây cản trở hiệu suất làm việc của nhân viên. Cụ thể, họ cần xem xét cách bố trí các khu vực và mức độ sử dụng của tất cả các không gian tại nơi làm việc:
- Khu vực pha trà/khu vực sinh hoạt có quá gần với các phòng họp giải lao, dẫn đến sự gián đoạn và tiếng ồn không?
- Các trạm làm việc cố định và khu vực nhóm được chỉ định có khuyến khích sự cô lập và phân chia nhóm, ảnh hưởng đến sự gắn kết tại nơi làm việc không?
- Nhân viên có thể tiếp cận các tiện nghi, công cụ và tài nguyên không?
Các doanh nghiệp hiệu quả cao đánh giá các chế độ và phong cách làm việc khác nhau diễn ra trên khắp doanh nghiệp và phát triển các chiến lược thiết kế xoay quanh điều đó. Cấu hình đóng vai trò then chốt trong việc này, đảm bảo cả hai đầu của phạm vi (cho dù đó là tập trung sâu hay giải quyết vấn đề hợp tác) đều được hỗ trợ với môi trường phù hợp.
#3. Sự kiện đóng vai trò quan trọng tại nơi làm việc
Những chương trình sự kiện của công ty, dù lớn hay nhỏ đều có thể đóng vai trò quan trọng đối với việc thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Các sự kiện diễn ra thường xuyên, chẳng hạn như trao đổi, giao lưu trong giờ ăn trưa, họp đầu tuần, thảo luận ý tưởng hoặc tổng kết cuối tuần, là cần thiết để giúp nhân viên được thông tin và trang bị để thực hiện công việc.
Nhưng không gian làm việc xung quanh cũng cần phù hợp để có thể tổ chức các sự kiện. Cho dù đó là không gian riêng biệt và bổ sung, hay các khu vực cho phép sử dụng kết hợp, các doanh nghiệp cần cân nhắc cách thiết kế nội thất có thể hỗ trợ chương trình sự kiện nội bộ của họ. Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn các không gian tràn ngập thông tin để hỗ trợ các sự kiện toàn công ty, hoặc khu vực bếp trung tâm hoặc cà phê kiêm luôn địa điểm họp. Không gian nội bộ cũng có thể linh hoạt thông qua việc sử dụng vách ngăn trượt, với các phòng được mở rộng cho các sự kiện lớn hoặc thu hẹp lại cho các buổi gặp mặt thân mật hơn.
Văn phòng Moorhouse ở London là một ví dụ tuyệt vời về các yếu tố này có thể được hỗ trợ bởi thiết kế nơi làm việc sáng tạo. Không gian linh hoạt cốt lõi của Moorhouse, được toàn bộ doanh nghiệp sử dụng trong các hội trường thị trấn hàng tháng và các hoạt động xã hội, được thiết kế để tạo điều kiện cho sáu cấu hình khác nhau. Bố cục tiêu chuẩn có khu vực ghế ngồi thoải mái gần khu pha trà, với các cấu hình bổ sung được kích hoạt thông qua tính mô-đun của đồ nội thất được sử dụng. ‘Dine’ là một thiết lập cho các cuộc tụ họp được tổ chức, ‘Move’ biến đổi khu vực thành một không gian mở rộng lớn cho các hoạt động thể chất, và ‘Craft’ ưu tiên các nhiệm vụ tập trung.
#4. Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo
Một văn phòng chỉ hiệu quả khi những người sử dụng nó làm việc hiệu quả, và đào tạo chuyên môn là một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua của một nơi làm việc hiệu suất cao. Điều này không chỉ đơn thuần là ‘chào đón’ nhân viên trong một không gian mới hoặc với một thiết kế mới, mà còn liên tục cập nhật và củng cố kiến thức về các tính năng thiết kế, nghi thức và các thực tiễn đang diễn ra của không gian làm việc. Nhân viên được thông tin đầy đủ có nhiều khả năng tận dụng không gian một cách hiệu quả, thúc đẩy năng suất và cộng tác làm việc.
Việc đào tạo nhân viên về các sắc thái thiết kế, công cụ công nghệ và không gian cộng tác đảm bảo rằng họ có thể tận dụng môi trường hết tiềm năng. Đào tạo liên tục này là rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh mô hình làm việc kết hợp, nơi nhân viên có thể có mức độ xuất hiện khác nhau tại văn phòng. Thực tế, điều này có thể đơn giản như các tài liệu thông tin hoặc chi tiết như các chương trình định hướng thường xuyên vượt ra ngoài định hướng truyền thống để bao gồm các phân tích chi tiết về thiết kế của văn phòng.
Bằng cách cung cấp sự rõ ràng về quy tắc ứng xử trong không gian làm việc, bạn sẽ có thể giảm thiểu xung đột và đảm bảo các tương tác diễn ra suôn sẻ hơn trong văn phòng. Khi môi trường làm việc phát triển, nhân viên có thể trở thành động lực thúc đẩy việc tích hợp các công nghệ mới và thay đổi thiết kế không gian. Đào tạo người dùng là lực lượng lao động không chỉ tận dụng mà còn tích cực định hình môi trường hiệu suất cao, phù hợp với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp./.
