Việc lựa chọn văn phòng phù hợp là một trong những quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và hình ảnh thương hiệu của mỗi doanh nghiệp. Một không gian làm việc tối ưu không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn là nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, hành trình tìm kiếm văn phòng cho thuê thường gặp không ít thách thức, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết từ A-Z để quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất!
1. Xác định nhu cầu thuê văn phòng: Bước khởi đầu quan trọng
Trước khi bắt tay vào tìm kiếm, việc hiểu rõ nhu cầu nội tại của doanh nghiệp là yếu tố then chốt.
1.1. Diện tích thuê văn phòng: Cân nhắc hiện tại và tương lai
Khi thuê văn phòng, bạn cần dựa vào số lượng nhân viên hiện có và quan trọng hơn là dự phóng về xu hướng phát triển cũng như quy mô mở rộng trong tương lai. Thực tế cho thấy, diện tích làm việc trung bình mà các doanh nghiệp thường cung cấp cho mỗi nhân viên dao động khoảng 3m² – 4m²/người. Con số này đã bao gồm cả không gian công cộng, khu vực kỹ thuật, bộ phận hỗ trợ và các tiện ích chung.
Xác định diện tích thuê chính xác là vô cùng quan trọng để đảm bảo không gian làm việc thoải mái và hiệu quả.
Lưu ý:
- Officetel hoặc căn hộ chung cư thường phù hợp với các công ty nhỏ, startup có số lượng nhân viên hạn chế.
- Đối với doanh nghiệp có 20 nhân viên trở lên, lựa chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà hạng A hoặc cao ốc chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu hơn.
1.2. Ngân sách thuê: Kế hoạch tài chính chi tiết
Thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là tìm một không gian làm việc, mà đòi hỏi sự tính toán chi phí kỹ lưỡng.
Bạn cần cân nhắc cả chi phí ban đầu (tiền đặt cọc, trang thiết bị, nội thất) và chi phí hàng tháng (điện, internet, dịch vụ bảo vệ…). Việc lập một kế hoạch ngân sách chi tiết và đánh giá khả năng tài chính trước khi quyết định loại hình văn phòng sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối về tài chính trong tương lai. Xác định ngân sách thuê giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí.
1.3. Vị trí mong muốn: Yếu tố chiến lược cho kinh doanh
Lựa chọn vị trí văn phòng thông minh
Lựa chọn vị trí văn phòng là một quyết định trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và hình ảnh công ty.
- Ngành nghề kinh doanh: Công ty dịch vụ có thể cần văn phòng ở trung tâm thành phố sầm uất, trong khi công ty sản xuất có thể ưu tiên vị trí ven đô với không gian rộng rãi và chi phí thấp hơn.
- Chiến lược quảng bá hình ảnh: Nếu muốn nâng cao nhận diện thương hiệu, văn phòng ở vị trí đắc địa sẽ là lựa chọn phù hợp, dù chi phí cao hơn. Ngược lại, doanh nghiệp quy mô nhỏ tập trung vào kinh doanh chuyên sâu có thể chọn văn phòng ở vị trí yên tĩnh, thuận tiện cho nhân viên.
- Phong thủy: Nhiều doanh nghiệp cũng quan tâm đến phong thủy, mong muốn một không gian làm việc thoáng mát, có ánh sáng tự nhiên và đường xá thông thoáng để mang lại may mắn và năng suất.
>>>Thuê văn phòng với thiết kế hiện đại, tiện ích đa dạng tại Hà Nội
2. Lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp: Đa dạng giải pháp
Thị trường cho thuê văn phòng hiện nay rất đa dạng, với nhiều loại hình phù hợp cho từng nhu cầu cụ thể.
2.1. Văn phòng truyền thống
Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp sẽ thuê một diện tích cố định trong khoảng thời gian thường là 3 đến 5 năm. Dù đòi hỏi cam kết lâu dài, loại hình này mang lại sự tự do tùy chỉnh không gian theo nhu cầu và phong cách riêng của công ty. Bạn có thể thiết kế và trang trí văn phòng theo ý muốn, tạo nên một môi trường làm việc độc đáo và hiệu quả.
Văn phòng truyền thống cho phép bạn tự do thiết kế và trang trí không gian theo phong cách riêng.
2.2. Văn phòng trọn gói
Thuê văn phòng trọn gói là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn khởi động hoạt động ngay mà không cần đầu tư lớn vào trang thiết bị và nội thất. Với đầy đủ tiện ích như internet, phòng họp, khu vực tiếp khách và các dịch vụ quản lý chuyên nghiệp (lễ tân, bảo trì, vệ sinh), doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Văn phòng trọn gói thường nằm ở vị trí trung tâm, thuận lợi cho việc gặp gỡ đối tác và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.
2.3. Văn phòng chia sẻ (Co-working Space)
Văn phòng chia sẻ (Co-working Space)
Văn phòng chia sẻ là mô hình nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân cùng chia sẻ không gian làm việc chung. Hình thức này phổ biến tại các thành phố lớn, nơi giá thuê văn phòng cao và nhu cầu về không gian làm việc linh hoạt ngày càng tăng.
Những lợi ích nổi bật của văn phòng chia sẻ bao gồm:
- Chi phí thấp hơn: Chia sẻ tiền thuê, điện nước, internet.
- Tiện ích sẵn có: Phòng họp, máy in, lễ tân.
- Môi trường làm việc năng động: Cơ hội mở rộng mạng lưới quan hệ kinh doanh.
>>>Trải nghiệm không gian làm việc hiện đại, đầy đủ tiện ích với Tiktak
3. Tìm kiếm thông tin văn phòng cho thuê: Nguồn đáng tin cậy
Khi đã xác định rõ nhu cầu và loại hình, bước tiếp theo là tìm kiếm thông tin.
3.1. Tìm kiếm trên Google và các nền tảng trực tuyến
Bắt đầu từ việc tìm kiếm thông tin trên các nền tảng trực tuyến uy tín như các trang web thương mại điện tử và bất động sản đáng tin cậy. Đây là nguồn tài nguyên quý giá, cung cấp danh mục chi tiết với thông tin thị trường cập nhật và thông tin cụ thể về từng bất động sản.
Bạn có thể dễ dàng lọc theo vị trí, diện tích, tiện ích và ngân sách, giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin về chủ sở hữu/đại lý và đánh giá của người dùng trước khi liên hệ để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy.
>>>Cho thuê văn phòng tại Hà Nội và Đà Nẵng
3.2. Liên hệ với công ty cho thuê (Môi giới chuyên nghiệp)
Hiện nay, dịch vụ hỗ trợ thuê văn phòng đang phát triển mạnh mẽ. Các đơn vị môi giới văn phòng thường có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về thị trường và sở hữu nguồn dữ liệu văn phòng phong phú, với thông tin cập nhật, đầy đủ và chính xác.
Do đó, lựa chọn đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp là giải pháp thông minh giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp và đáp ứng nhu cầu tốt nhất.
4. So sánh và đánh giá các lựa chọn: Ra quyết định sáng suốt
Sau khi có danh sách các văn phòng tiềm năng, hãy tiến hành so sánh và đánh giá một cách kỹ lưỡng.
4.1. Chủ đầu tư/Người cho thuê
Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ uy tín của bên cho thuê thông qua thông tin trực tuyến, tham khảo người quen hoặc đánh giá từ các dự án trước đó. Lựa chọn chủ đầu tư lớn, uy tín sẽ giúp đảm bảo vấn đề pháp lý và chất lượng văn phòng thuê.
4.2. Cơ sở hạ tầng
Xem xét yếu tốn quyết định cơ sở hạ tầng
So sánh và đánh giá cơ sở hạ tầng là cần thiết để xác định tính năng và tiện nghi của không gian làm việc. Cơ sở hạ tầng tốt giúp tiết kiệm chi phí, hỗ trợ phát triển bền vững và giảm thiểu tác động đến môi trường. Việc này cũng giúp doanh nghiệp dự đoán khả năng mở rộng trong tương lai và đảm bảo an toàn cho nhân viên.
4.3. Dịch vụ, tiện ích tòa nhà
Nội dung của hợp đồng thuê văn phòng nên mô tả một cách chi tiết các dịch vụ đi kèm để tránh những hiểu nhầm không đáng có. Điều này bao gồm việc làm rõ các khoản phí như: chi phí đậu xe hàng tháng, cách tính tiền điện, chi phí làm việc ngoài giờ, cũng như các chi phí liên quan đến bảo dưỡng tòa nhà, in ấn, photocopy và sử dụng internet… Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng thuê văn phòng bao gồm tất cả các dịch vụ.
4.4. Chi phí thuê
Việc lựa chọn văn phòng thuê cần đặc biệt xem trọng giá thuê, thường được quyết định bởi kích thước không gian hoặc số chỗ ngồi cung cấp. Mức giá này biến đổi dựa trên các yếu tố như địa điểm, quy mô, thiết kế nội thất và tiện nghi. Để đảm bảo tìm được ưu đãi tốt nhất phù hợp với tài chính, quan trọng là phải cân nhắc và so sánh các phương án thuê văn phòng khác nhau.
4.5 Phí dịch vụ khác
Các khoản phụ phí bao gồm chi phí cho điện, nước, kết nối internet, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, quản lý tòa nhà và công tác bảo trì là những khoản mà bạn cần lưu ý. Chúng có thể được tính vào trong giá thuê tổng hoặc được thanh toán độc lập. Đảm bảo bạn đã hiểu rõ về những khoản chi này trước khi đồng ý với hợp đồng để tránh những chi phí không lường trước.
5. TIKTAK CO-WORKING SPACE: Cho thuê văn phòng hạng A — Nâng tầm vị thế, kiến tạo thành công
Tìm kiếm một không gian làm việc đẳng cấp, chuyên nghiệp và đầy đủ tiện nghi tại trung tâm thành phố? TIKTAK CO-WORKING SPACE chính là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.
Tọa lạc tại những vị trí đắc địa, TIKTAK CO-WORKING SPACE mang đến lợi thế kết nối vượt trội. Bạn và đối tác có thể dễ dàng tiếp cận các ngân hàng, cơ quan hành chính và trung tâm thương mại lớn, giúp tiết kiệm tối đa thời gian di chuyển và gia tăng hiệu suất công việc.
Không chỉ sở hữu vị trí chiến lược, TIKTAK CO-WORKING SPACE còn tự hào cung cấp một hệ sinh thái tiện ích toàn diện, được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu kinh doanh. Từ không gian làm việc hiện đại, đầy đủ trang thiết bị đến các dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến một môi trường làm việc khơi nguồn sáng tạo, thúc đẩy sự hợp tác và dẫn lối đến thành công cho doanh nghiệp của bạn.
——————————————————————————————————————————————————–
Tiktak Coworking Space – Hệ thống văn phòng chuẩn 5 sao
Không gian làm việc hiện đại, khơi nguồn sáng tạo
TikTak Co-working Space là một trong những chuỗi hệ thống văn phòng chia sẻ với không gian đẳng cấp, tiện ích đa dạng và linh hoạt.
🌐Website: https://tiktak.com.vn/
📞Điện thoại: 0898.580.666
✉️Email: booking@tiktak.com.vn
🏢TIKTAK HÀ NỘI:
TIKTAK 1: Tầng 5, Toà nhà Diamond Flower Tower, số 1 Hoàng Đạo Thúy, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội
TIKTAK 2: Tầng 12, Tòa nhà Hồng Hà Center, số 25 Lý Thường Kiệt, Phường Cửa Nam, TP Hà Nội
TIKTAK 3: Tầng 2, Tòa nhà Savina, Số 44 Tràng Tiền, Phường Hoàn Kiếm, TP Hà Nội
TIKTAK 5: Tầng 4, Tòa nhà Lancaster Luminaire, Số 1152 Đường Láng, Phường Láng, Hà Nội
🏢TIKTAK ĐÀ NẴNG:
TIKTAK 4: Tầng 3, Tòa nhà Diamond Time, Số 35 đường Thái Phiên, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
TIKTAK 6: Số 21/4 đường Lê Hồng Phong, phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng
